Pour les employeurs, la prise en charge des frais de transport de leurs salariés peut être complexe, notamment lorsque différentes aides et exonérations sont en jeu.

Il est essentiel de bien comprendre les règles afin de tirer parti des avantages fiscaux tout en évitant les erreurs.

Voici un tour d’horizon de la prise en charge des frais de transport et des aides cumulables.

Quelles aides sont cumulables pour les frais de transport ?

Actuellement, la prise en charge des frais de transports publics est cumulable avec le forfait mobilités durables et la prime carburant pour les années 2022 à 2024. Cela signifie que l’employeur peut à la fois contribuer aux frais de transports en commun, accorder une aide pour l’utilisation d’un vélo ou d’un véhicule électrique, et verser une prime pour les dépenses de carburant.

Dans ce cas, l’ensemble de ces aides bénéficie d’une exonération de cotisations sociales jusqu’à 800 € par an et par salarié. Ce plafond s’applique sur la totalité des remboursements liés au forfait mobilités durables, à la prime carburant et à l’abonnement aux transports publics. Pour la prime carburant, une exonération spécifique de 200 € est également applicable.

Quelles règles à partir de 2025 ?

À partir de 2025, les règles de cumul seront modifiées. La prise en charge des titres d’abonnement aux transports publics ou de location de vélos ne sera plus cumulable avec la prime carburant. En revanche, elle restera cumulable avec le forfait mobilités durables (FMD). Cela implique que les employeurs devront revoir les modalités d’aide aux déplacements de leurs salariés pour continuer à bénéficier des exonérations fiscales.

Les limites de l’exonération : à savoir

Il est important de noter que si la prise en charge des abonnements de transports publics dépasse 800 € par an par salarié, le forfait mobilités durables et la prime carburant ne bénéficient plus d’aucune exonération de cotisations sociales. Cela peut rapidement impacter le coût total des avantages accordés par l’employeur.

Exemple concret :

Prenons le cas d’un salarié qui bénéficie de la prise en charge de 50 % du montant de son abonnement aux transports en commun pour un montant de 610 € par an, ainsi que du forfait mobilités durables à hauteur de 330 €, dont 80 € correspondent à une prime carburant.

• Prise en charge des transports en commun : Les 610 € sont totalement exonérés de cotisations sociales.
• Forfait mobilités durables : L’exonération est limitée à 190 € (car 800 € – 610 € = 190 €).
• L’employeur devra donc payer des cotisations sociales sur les 140 € restants du forfait mobilités durables (330 € – 190 € = 140 €).

Ce cas de figure concerne notamment les salariés qui doivent utiliser un véhicule personnel pour se rendre à un arrêt desservi par les transports en commun, qu’ils empruntent ensuite pour rejoindre leur lieu de travail.

Que se passe-t-il si l’employeur ne prend pas en charge les frais de transport ?

En l’absence de prise en charge des frais de transports publics, l’employeur s’expose à une sanction. Il risque une amende de 750 € pour une personne physique (comme une entreprise individuelle, y compris les micro-entreprises) ou de 3 750 € pour une personne morale (comme les SARL, SASU, SAS, etc.).

Pourquoi est-il essentiel de se conformer aux règles de prise en charge des frais de transport ?

Outre le respect de la législation, la prise en charge des frais de transport constitue un avantage social pour les salariés, contribuant à améliorer leur bien-être et leur fidélisation. C’est également un moyen d’optimiser la fiscalité de l’entreprise en bénéficiant des exonérations disponibles.

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