En tant qu’employeur, il est primordial de rester informé des obligations légales qui vous incombent vis-à-vis de vos salariés. 

L’une de ces obligations concerne la prise en charge des frais de transports publics. 

Depuis le 14 février 2024, il est obligatoire pour les employeurs de rembourser une partie des frais de transport en commun de leurs employés.

Cette mesure s’applique à l’ensemble des titres d’abonnement utilisés pour les trajets domicile-travail, incluant également les services publics de location de vélos.

Qui est concerné par cette obligation ?

Tous les salariés de votre entreprise qui utilisent des titres d’abonnement aux transports publics pour se rendre au travail doivent bénéficier de cette prise en charge. Peu importe qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, chaque employé a droit à un remboursement de 50 % du coût de ces titres.

Types d’abonnements pris en charge :

Abonnements multimodaux : utilisation combinée de plusieurs modes de transport sur un même trajet, avec voyages illimités

Abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires : émis par la sncf ou d’autres entreprises de transport public, avec voyages illimités

Cartes et abonnements à voyages limités : délivrés par la ratp, la sncf ou d’autres transporteurs publics

Abonnements à un service public de location de vélos

À noter : si un salarié doit utiliser plusieurs abonnements distincts pour effectuer l’intégralité de son trajet, chacun de ces abonnements doit être pris en charge.

Comment calculer la prise en charge pour les salariés à temps partiel ?

Les salariés à temps partiel bénéficient également de la prise en charge des frais de transports, mais celle-ci est ajustée en fonction de leur durée de travail.

Si la durée de travail est égale ou supérieure à 50 % de la durée légale ou conventionnelle, la prise en charge s’applique de la même manière qu’à un salarié à temps complet

Si la durée de travail est inférieure à 50 %, la prise en charge est proportionnelle au nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet

Exemple pratique 

Dans une entreprise où la durée du travail à temps complet est de 35 heures, un salarié travaillant 7 heures par semaine (soit 20 % du temps complet) recevra une prise en charge correspondant à 40 % de ce qu’il aurait perçu en étant à temps plein.

Pourquoi faire appel à un cabinet d’expertise comptable ?

La gestion des obligations légales, comme la prise en charge des frais de transport, peut rapidement devenir complexe, surtout pour les petites et moyennes entreprises.

Un cabinet d’expertise comptable peut vous accompagner dans :

La gestion des remboursements de frais de transport : calculs précis en fonction des heures travaillées et des abonnements multiples

L’optimisation fiscale : ces remboursements étant exonérés de cotisations sociales, il est important de bien les gérer pour éviter tout redressement

Le respect des obligations légales : mise à jour constante des législations pour vous assurer d’être en conformité

En confiant ces aspects à des experts, vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre entreprise tout en ayant la certitude que vos obligations légales sont gérées de manière rigoureuse.

Ne laissez pas les obligations administratives vous distraire de votre cœur de métier. En tant qu’entrepreneur, il est essentiel de comprendre les responsabilités qui vous incombent, comme la prise en charge des frais de transport de vos salariés.

Pour simplifier ces démarches et optimiser votre gestion, faire appel à un cabinet d’expertise comptable est une solution efficace et sécurisante.

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