En tant qu’employeur, il est utile de connaître vos obligations concernant la prise en charge des frais de transport de vos salariés. 

Voici un récapitulatif des règles et des bonnes pratiques pour la mise en place du remboursement des frais de transports publics et des services publics de location de vélos.

Les obligations de l’employeur

Vous êtes tenu de rembourser une partie des frais de transport de vos salariés lorsqu’ils utilisent des transports en commun ou des services publics de location de vélos pour effectuer leurs trajets domicile-travail. Cette prise en charge, qui concerne les titres d’abonnement, est exonérée de cotisations sociales.

Montant de la prise en charge des frais de transport

Prise en charge obligatoire à 50 % : pour les salariés à temps plein, vous devez couvrir au moins 50 % du coût des titres d’abonnement de transport. Ce remboursement se base sur les tarifs de 2ème classe.

Trajet le plus court : le remboursement s’applique pour les titres permettant au salarié de parcourir le trajet le plus court entre son domicile et son lieu de travail. Si le titre d’abonnement correspond à un trajet plus long, le remboursement sera calculé sur la base de l’abonnement correspondant au trajet minimum.

Possibilité d’un remboursement supérieur : vous pouvez décider de prendre en charge plus de 50 % des frais de transport de vos salariés si vous le souhaitez.

Comment mettre en place la prise en charge des frais de transport ?

Remboursement mensuel : le remboursement doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel les titres ont été validés. Par exemple, si un salarié achète un abonnement annuel à 1 200 €, vous devez lui rembourser au moins 50 € par mois, soit 600 € sur l’année.

Refus possible dans certains cas : si un salarié bénéficie déjà d’indemnités pour ses déplacements domicile-travail d’un montant égal ou supérieur à 50 % des frais de transport, vous pouvez refuser de rembourser ces frais supplémentaires.

Formalités et documents nécessaires

Preuve d’abonnement : pour être éligible au remboursement, le salarié doit présenter ou fournir son titre d’abonnement valide, comportant son nom.

Exception pour les vélos : pour les services publics de location de vélos, une simple attestation sur l’honneur suffit si le titre d’abonnement ne comporte pas le nom du salarié.

Mention sur la fiche de paie : le montant pris en charge doit être mentionné sur la fiche de paie du salarié.

 Cas particulier des intérimaires

Les salariés intérimaires peuvent également bénéficier de la prise en charge des frais de transport. Une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire permet de demander ce remboursement.

Accord collectif et possibilités d’adaptation

Un accord collectif au sein de l’entreprise ou de la branche peut permettre d’adapter certaines modalités, telles que :

La preuve d’abonnement nécessaire (titre d’abonnement, attestation, etc.).

Le montant du remboursement (qui peut être supérieur à 50 %).

Les délais de remboursement, qui ne doivent pas dépasser la fin du mois suivant la validation du titre.

Information des salariés en cas de changement

Si vous modifiez les règles de remboursement des frais de transport, vous devez en informer vos salariés au moins un mois avant la date du changement.

Conclusion

La prise en charge des frais de transport est une obligation pour tout employeur et contribue au bien-être de vos salariés.

En respectant les règles en vigueur et en étant transparent sur les modalités de remboursement, vous garantissez une bonne gestion de cette obligation tout en facilitant les trajets domicile-travail de vos employés.